RGPD e assinatura eletrónica: o que conservar, durante quanto tempo?
O RGPD impõe um direito ao apagamento, mas a prova de uma assinatura deve ser conservada. Descubra como conciliar estas exigências graças à anonimização e à selagem dos dados.
O RGPD impõe um direito ao apagamento, mas a prova de uma assinatura deve ser conservada. Descubra como conciliar estas exigências graças à anonimização e à selagem dos dados.
O paradoxo: apagar ou conservar?
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) confere às pessoas o direito de obter o apagamento dos seus dados pessoais (artigo 17.º). Mas uma assinatura eletrónica vincula contratualmente: a sua prova deve poder ser apresentada durante todo o período de validade do contrato, frequentemente vários anos. Como respeitar o direito ao apagamento sem sacrificar a prova?
O artigo 17.º, n.º 3, alínea e), do RGPD prevê uma exceção: o direito ao apagamento não se aplica quando a conservação é necessária "para a constatação, o exercício ou a defesa de direitos em processos judiciais". É isto que permite conservar os documentos assinados e os dados de prova associados. No entanto, esta exceção não justifica conservar indefinidamente todos os dados de ligação.
O que diz a lei francesa?
O código civil, no seu artigo 1367.º, reconhece à assinatura eletrónica a mesma força probatória que à assinatura manuscrita, desde que seja fiável e que a sua ligação ao ato seja garantida. O regulamento eIDAS (n.º 910/2014) define três níveis: simples, avançada, qualificada. A assinatura simples é a mais comum: é suficiente para a maioria dos contratos, mas a sua força probatória pode ser contestada.
Em França, a conservação dos documentos comerciais é enquadrada pelo código do comércio (artigo L123-22.º): os livros e documentos devem ser conservados durante 10 anos. Para os contratos, a prescrição de direito comum é de 5 anos (artigo 2224.º do código civil). Na prática, é prudente conservar as provas de assinatura durante pelo menos 10 anos.
A solução: anonimizar os dados de ligação
Uma abordagem generalizada consiste em conservar o documento assinado e os metadados essenciais (identidade do signatário, carimbo temporal, impressão digital) mas anonimizar os dados de ligação (endereço IP, logs técnicos). A anonimização torna estes dados não pessoais: o RGPD deixa de se aplicar. Assim, podemos conservá-los sem limite, ou eliminá-los mais cedo, sem impacto na prova.
Na Sign-Hub, aplicamos este princípio. O dossiê de prova contém:
- o documento assinado no formato PAdES (selado)
- a impressão digital do documento e o carimbo temporal
- a identidade do signatário (nome, email)
- a prova do consentimento (caixa assinalada)
- os eventos da cadeia de assinatura (envio, abertura, assinatura)
Os dados de ligação (endereço IP, user-agent, logs) são anonimizados após tratamento: substituímos os valores por identificadores aleatórios. O dossiê de prova permanece completo e verificável, mas já não contém dados pessoais na aceção do RGPD.
Durante quanto tempo conservar?
Não existe uma duração legal única. Tudo depende da natureza do documento:
- Contrato de venda: 5 anos (prescrição civil) ou 10 anos (obrigação contabilística)
- Contrato de trabalho: 5 anos após o fim da relação
- Ato de fiança: 5 anos
- Documentos ligados a um bem imobiliário: 10 anos ou mais
Em caso de litígio, a prova deve estar disponível até à decisão judicial definitiva. Uma boa prática: conservar o dossiê de prova assinado durante 10 anos, depois destruí-lo ou anonimizá-lo mais. Pode definir uma duração de conservação na sua política interna, tendo em conta as prescrições aplicáveis.
Como a Sign-Hub gere a conservação?
A Sign-Hub é um serviço de assinatura eletrónica API-first. Permite criar pedidos de assinatura, enviar links e receber webhooks assinados. O serviço está em conformidade com o RGPD:
- Dados alojados na União Europeia
- Consentimento explícito do signatário registado no dossiê de prova
- Anonimização dos dados de ligação sem quebrar a prova
- Dossiê de prova assinado Ed25519, verificável independentemente
O signatário recebe um email com um código de uso único. Assinala uma caixa de consentimento antes de assinar. A impressão digital do documento é fixada na assinatura. Todos estes elementos são registados num dossiê de prova com carimbo temporal.
Verificar a prova sem confiar no editor
Um ponto-chave: a prova deve ser verificável mesmo que o editor desapareça. A Sign-Hub publica a sua chave pública num URL estável (https://sign-hub.newvisionofapps.fr/.well-known/sign-hub-keys.json). Qualquer pessoa pode verificar um dossiê de prova (proof.json) com a ajuda de um script ou através da página de verificação em linha. Esta transparência reforça o valor probatório.
Na prática: o que fazer?
- Identifique os tipos de documentos assinados e a sua duração de conservação legal.
- Implemente uma política de conservação escrita, com durações precisas.
- Utilize um serviço de assinatura que permita exportar as provas e conservá-las independentemente.
- Para os dados de ligação, exija a anonimização (ou pseudonimização) logo que possível.
- Em caso de pedido de apagamento de um signatário, explique que a conservação é necessária para a prova, em conformidade com o artigo 17.º, n.º 3, alínea e).
Experimente a Sign-Hub
A Sign-Hub está disponível em França metropolitana e nos territórios ultramarinos. A oferta Découverte é gratuita para 10 atos por mês, sem subscrição. Pode testar a API, criar um pedido de assinatura e verificar o dossiê de prova. Consulte a documentação e a API OpenAPI para integrar a assinatura eletrónica na sua aplicação.