RGPD et signature électronique : que conserver, combien de temps ?
Le RGPD impose un droit à l'effacement, mais la preuve d'une signature doit être conservée. Découvrez comment concilier ces exigences grâce à l'anonymisation et au scellement des données.
Le RGPD impose un droit à l'effacement, mais la preuve d'une signature doit être conservée. Découvrez comment concilier ces exigences grâce à l'anonymisation et au scellement des données.
Le paradoxe : effacer ou conserver ?
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) donne aux personnes le droit d'obtenir l'effacement de leurs données personnelles (article 17). Mais une signature électronique engage contractuellement : son preuve doit pouvoir être apportée pendant toute la durée de validité du contrat, souvent plusieurs années. Comment respecter le droit à l'effacement sans sacrifier la preuve ?
L'article 17.3.e du RGPD prévoit une exception : le droit à l'effacement ne s'applique pas lorsque la conservation est nécessaire "à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice". C'est ce qui permet de conserver les documents signés et les données de preuve associées. Toutefois, cette exception ne justifie pas de conserver indéfiniment toutes les données de connexion.
Que dit la loi française ?
Le code civil, dans son article 1367, reconnaît à la signature électronique la même force probante que la signature manuscrite, à condition qu'elle soit fiable et que son lien avec l'acte soit garanti. Le règlement eIDAS (n° 910/2014) définit trois niveaux : simple, avancée, qualifiée. La signature simple est la plus courante : elle suffit pour la plupart des contrats, mais sa force probante peut être contestée.
En France, la conservation des documents commerciaux est encadrée par le code de commerce (article L123-22) : les livres et pièces doivent être conservés pendant 10 ans. Pour les contrats, la prescription de droit commun est de 5 ans (article 2224 du code civil). En pratique, il est prudent de conserver les preuves de signature pendant au moins 10 ans.
La solution : anonymiser les données de connexion
Une approche répandue consiste à conserver le document signé et les métadonnées essentielles (identité du signataire, horodatage, empreinte) mais à anonymiser les données de connexion (adresse IP, logs techniques). L'anonymisation rend ces données non personnelles : le RGPD ne s'applique plus. Ainsi, on peut les conserver sans limite, ou les supprimer plus tôt, sans impact sur la preuve.
Chez Sign-Hub, nous appliquons ce principe. Le dossier de preuve contient :
- le document signé au format PAdES (scellé)
- l'empreinte du document et l'horodatage
- l'identité du signataire (nom, email)
- la preuve du consentement (case cochée)
- les événements de la chaîne de signature (envoi, ouverture, signature)
Les données de connexion (adresse IP, user-agent, logs) sont anonymisées après traitement : on remplace les valeurs par des identifiants aléatoires. Le dossier de preuve reste complet et vérifiable, mais ne contient plus de données personnelles au sens du RGPD.
Combien de temps conserver ?
Il n'existe pas de durée légale unique. Tout dépend de la nature du document :
- Contrat de vente : 5 ans (prescription civile) ou 10 ans (obligation comptable)
- Contrat de travail : 5 ans après la fin de la relation
- Acte de cautionnement : 5 ans
- Documents liés à un bien immobilier : 10 ans ou plus
En cas de litige, la preuve doit être disponible jusqu'à la décision de justice définitive. Une bonne pratique : conserver le dossier de preuve signé pendant 10 ans, puis le détruire ou l'anonymiser davantage. Vous pouvez définir une durée de conservation dans votre politique interne, en tenant compte des prescriptions applicables.
Comment Sign-Hub gère la conservation ?
Sign-Hub est un service de signature électronique API-first. Il permet de créer des demandes de signature, d'envoyer des liens, et de recevoir des webhooks signés. Le service est conforme au RGPD :
- Données hébergées dans l'Union européenne
- Consentement explicite du signataire consigné dans le dossier de preuve
- Anonymisation des données de connexion sans casser la preuve
- Dossier de preuve signé Ed25519, vérifiable indépendamment
Le signataire reçoit un email avec un code à usage unique. Il coche une case de consentement avant de signer. L'empreinte du document est figée à la signature. Tous ces éléments sont consignés dans un dossier de preuve horodaté.
Vérifier la preuve sans faire confiance à l'éditeur
Un point clé : la preuve doit être vérifiable même si l'éditeur disparaît. Sign-Hub publie sa clé publique sur une URL stable (https://sign-hub.newvisionofapps.fr/.well-known/sign-hub-keys.json). N'importe qui peut vérifier un dossier de preuve (proof.json) à l'aide d'un script ou via la page de vérification en ligne. Cette transparence renforce la valeur probante.
En pratique : que faire ?
- Identifiez les types de documents signés et leur durée de conservation légale.
- Mettez en place une politique de conservation écrite, avec des durées précises.
- Utilisez un service de signature qui permet d'exporter les preuves et de les conserver indépendamment.
- Pour les données de connexion, exigez l'anonymisation (ou pseudonymisation) dès que possible.
- En cas de demande d'effacement d'un signataire, expliquez que la conservation est nécessaire pour la preuve, conformément à l'article 17.3.e.
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Sign-Hub est disponible en France métropolitaine et en outre-mer. L'offre Découverte est gratuite pour 10 actes par mois, sans abonnement. Vous pouvez tester l'API, créer une demande de signature et vérifier le dossier de preuve. Consultez la documentation et l'API OpenAPI pour intégrer la signature électronique à votre application.