RGPD y firma electrónica: ¿qué conservar y durante cuánto tiempo?
El RGPD impone un derecho de supresión, pero la prueba de una firma debe conservarse. Descubra cómo conciliar estas exigencias gracias a la anonimización y al sellado de los datos.
El RGPD impone un derecho de supresión, pero la prueba de una firma debe conservarse. Descubra cómo conciliar estas exigencias gracias a la anonimización y al sellado de los datos.
La paradoja: ¿suprimir o conservar?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) otorga a las personas el derecho a obtener la supresión de sus datos personales (artículo 17). Pero una firma electrónica compromete contractualmente: su prueba debe poder aportarse durante toda la vigencia del contrato, a menudo varios años. ¿Cómo respetar el derecho de supresión sin sacrificar la prueba?
El artículo 17.3.e del RGPD prevé una excepción: el derecho de supresión no se aplica cuando la conservación es necesaria "para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones". Esto es lo que permite conservar los documentos firmados y los datos de prueba asociados. No obstante, esta excepción no justifica conservar indefinidamente todos los datos de conexión.
¿Qué dice la ley francesa?
El código civil, en su artículo 1367, reconoce a la firma electrónica la misma fuerza probatoria que la firma manuscrita, siempre que sea fiable y que se garantice su vínculo con el acto. El Reglamento eIDAS (n.º 910/2014) define tres niveles: simple, avanzada, cualificada. La firma simple es la más común: basta para la mayoría de los contratos, pero su fuerza probatoria puede ser impugnada.
En Francia, la conservación de los documentos comerciales está regulada por el código de comercio (artículo L123-22): los libros y comprobantes deben conservarse durante 10 años. Para los contratos, la prescripción de derecho común es de 5 años (artículo 2224 del código civil). En la práctica, es prudente conservar las pruebas de firma durante al menos 10 años.
La solución: anonimizar los datos de conexión
Un enfoque extendido consiste en conservar el documento firmado y los metadatos esenciales (identidad del firmante, sellado de tiempo, huella) pero anonimizar los datos de conexión (dirección IP, logs técnicos). La anonimización convierte estos datos en no personales: el RGPD ya no se aplica. Así, se pueden conservar sin límite, o suprimir antes, sin impacto en la prueba.
En Sign-Hub, aplicamos este principio. El expediente de prueba contiene:
- el documento firmado en formato PAdES (sellado)
- la huella del documento y el sellado de tiempo
- la identidad del firmante (nombre, email)
- la prueba del consentimiento (casilla marcada)
- los eventos de la cadena de firma (envío, apertura, firma)
Los datos de conexión (dirección IP, user-agent, logs) se anonimizan tras el tratamiento: se sustituyen los valores por identificadores aleatorios. El expediente de prueba sigue siendo completo y verificable, pero ya no contiene datos personales en el sentido del RGPD.
¿Cuánto tiempo conservar?
No existe una duración legal única. Todo depende de la naturaleza del documento:
- Contrato de venta: 5 años (prescripción civil) o 10 años (obligación contable)
- Contrato de trabajo: 5 años tras el fin de la relación
- Acto de afianzamiento: 5 años
- Documentos vinculados a un bien inmueble: 10 años o más
En caso de litigio, la prueba debe estar disponible hasta la decisión judicial definitiva. Una buena práctica: conservar el expediente de prueba firmado durante 10 años, y después destruirlo o anonimizarlo más. Puede definir una duración de conservación en su política interna, teniendo en cuenta las prescripciones aplicables.
¿Cómo gestiona Sign-Hub la conservación?
Sign-Hub es un servicio de firma electrónica API-first. Permite crear solicitudes de firma, enviar enlaces y recibir webhooks firmados. El servicio es conforme al RGPD:
- Datos alojados en la Unión Europea
- Consentimiento explícito del firmante consignado en el expediente de prueba
- Anonimización de los datos de conexión sin romper la prueba
- Expediente de prueba firmado Ed25519, verificable de forma independiente
El firmante recibe un email con un código de un solo uso. Marca una casilla de consentimiento antes de firmar. La huella del documento se fija en la firma. Todos estos elementos se consignan en un expediente de prueba con sellado de tiempo.
Verificar la prueba sin confiar en el editor
Un punto clave: la prueba debe ser verificable incluso si el editor desaparece. Sign-Hub publica su clave pública en una URL estable (https://sign-hub.newvisionofapps.fr/.well-known/sign-hub-keys.json). Cualquiera puede verificar un expediente de prueba (proof.json) con ayuda de un script o a través de la página de verificación en línea. Esta transparencia refuerza el valor probatorio.
En la práctica: ¿qué hacer?
- Identifique los tipos de documentos firmados y su duración de conservación legal.
- Establezca una política de conservación escrita, con duraciones precisas.
- Utilice un servicio de firma que permita exportar las pruebas y conservarlas de forma independiente.
- Para los datos de conexión, exija la anonimización (o seudonimización) lo antes posible.
- En caso de solicitud de supresión de un firmante, explique que la conservación es necesaria para la prueba, conforme al artículo 17.3.e.
Pruebe Sign-Hub
Sign-Hub está disponible en Francia metropolitana y en ultramar. La oferta Descubrimiento es gratuita para 10 actos al mes, sin suscripción. Puede probar la API, crear una solicitud de firma y verificar el expediente de prueba. Consulte la documentación y la API OpenAPI para integrar la firma electrónica en su aplicación.