DSGVO und elektronische Signatur: Was aufbewahren, wie lange?
Die DSGVO verlangt ein Recht auf Löschung, aber der Nachweis einer Signatur muss aufbewahrt werden. Entdecken Sie, wie Sie diese Anforderungen durch Anonymisierung und Versiegelung der Daten in Einklang bringen können.
Die DSGVO verlangt ein Recht auf Löschung, aber der Nachweis einer Signatur muss aufbewahrt werden. Entdecken Sie, wie Sie diese Anforderungen durch Anonymisierung und Versiegelung der Daten in Einklang bringen können.
Das Paradoxon: löschen oder aufbewahren?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt Personen das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Artikel 17). Aber eine elektronische Signatur verpflichtet vertraglich: ihr Nachweis muss während der gesamten Gültigkeitsdauer des Vertrags erbracht werden können, oft über mehrere Jahre. Wie kann man das Recht auf Löschung respektieren, ohne den Nachweis zu opfern?
Artikel 17.3.e der DSGVO sieht eine Ausnahme vor: Das Recht auf Löschung gilt nicht, wenn die Aufbewahrung erforderlich ist „zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen“. Dies ermöglicht die Aufbewahrung der unterzeichneten Dokumente und der zugehörigen Nachweisdaten. Diese Ausnahme rechtfertigt jedoch nicht die unbefristete Aufbewahrung aller Verbindungsdaten.
Was sagt das französische Recht?
Der Code civil erkennt in Artikel 1367 der elektronischen Signatur dieselbe Beweiskraft wie der handschriftlichen Signatur zu, sofern sie zuverlässig ist und ihre Verbindung zur Urkunde gewährleistet ist. Die eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014) definiert drei Stufen: einfach, fortgeschritten, qualifiziert. Die einfache Signatur ist die gebräuchlichste: Sie genügt für die meisten Verträge, aber ihre Beweiskraft kann angefochten werden.
In Frankreich ist die Aufbewahrung von Handelsdokumenten durch den Code de commerce (Artikel L123-22) geregelt: Bücher und Belege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für Verträge beträgt die allgemeine Verjährung 5 Jahre (Artikel 2224 des Code civil). In der Praxis ist es ratsam, die Signaturnachweise mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren.
Die Lösung: Verbindungsdaten anonymisieren
Ein verbreiteter Ansatz besteht darin, das unterzeichnete Dokument und die wesentlichen Metadaten (Identität des Unterzeichners, Zeitstempel, Fingerabdruck) aufzubewahren, aber die Verbindungsdaten (IP-Adresse, technische Logs) zu anonymisieren. Die Anonymisierung macht diese Daten nicht personenbezogen: Die DSGVO gilt nicht mehr. So können sie unbegrenzt aufbewahrt oder früher gelöscht werden, ohne Auswirkung auf den Nachweis.
Bei Sign-Hub wenden wir dieses Prinzip an. Die Nachweismappe enthält:
- das unterzeichnete Dokument im PAdES-Format (versiegelt)
- den Fingerabdruck des Dokuments und den Zeitstempel
- die Identität des Unterzeichners (Name, E-Mail)
- den Nachweis der Einwilligung (angekreuztes Kästchen)
- die Ereignisse der Signaturkette (Versand, Öffnung, Signatur)
Die Verbindungsdaten (IP-Adresse, User-Agent, Logs) werden nach der Verarbeitung anonymisiert: Die Werte werden durch zufällige Identifikatoren ersetzt. Die Nachweismappe bleibt vollständig und überprüfbar, enthält aber keine personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO mehr.
Wie lange aufbewahren?
Es gibt keine einheitliche gesetzliche Frist. Alles hängt von der Art des Dokuments ab:
- Kaufvertrag: 5 Jahre (zivilrechtliche Verjährung) oder 10 Jahre (buchhalterische Pflicht)
- Arbeitsvertrag: 5 Jahre nach Ende des Verhältnisses
- Bürgschaftsurkunde: 5 Jahre
- Dokumente im Zusammenhang mit einer Immobilie: 10 Jahre oder mehr
Im Streitfall muss der Nachweis bis zur endgültigen Gerichtsentscheidung verfügbar sein. Eine gute Praxis: die unterzeichnete Nachweismappe 10 Jahre lang aufbewahren, dann vernichten oder weiter anonymisieren. Sie können eine Aufbewahrungsfrist in Ihrer internen Richtlinie festlegen und dabei die geltenden Verjährungsfristen berücksichtigen.
Wie handhabt Sign-Hub die Aufbewahrung?
Sign-Hub ist ein API-first-Dienst für elektronische Signaturen. Er ermöglicht das Erstellen von Signaturanfragen, das Versenden von Links und den Empfang signierter Webhooks. Der Dienst ist DSGVO-konform:
- Daten in der Europäischen Union gehostet
- ausdrückliche Einwilligung des Unterzeichners in der Nachweismappe festgehalten
- Anonymisierung der Verbindungsdaten ohne Bruch des Nachweises
- mit Ed25519 signierte Nachweismappe, unabhängig überprüfbar
Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Einmalcode. Er kreuzt vor der Unterzeichnung ein Einwilligungskästchen an. Der Fingerabdruck des Dokuments wird bei der Signatur fixiert. Alle diese Elemente werden in einer mit Zeitstempel versehenen Nachweismappe festgehalten.
Den Nachweis überprüfen, ohne dem Herausgeber zu vertrauen
Ein entscheidender Punkt: Der Nachweis muss überprüfbar sein, selbst wenn der Herausgeber verschwindet. Sign-Hub veröffentlicht seinen öffentlichen Schlüssel unter einer stabilen URL (https://sign-hub.newvisionofapps.fr/.well-known/sign-hub-keys.json). Jeder kann eine Nachweismappe (proof.json) mithilfe eines Skripts oder über die Online-Verifizierungsseite überprüfen. Diese Transparenz stärkt die Beweiskraft.
In der Praxis: Was tun?
- Identifizieren Sie die Arten der unterzeichneten Dokumente und ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
- Richten Sie eine schriftliche Aufbewahrungsrichtlinie mit präzisen Fristen ein.
- Verwenden Sie einen Signaturdienst, der den Export der Nachweise und deren unabhängige Aufbewahrung ermöglicht.
- Für Verbindungsdaten verlangen Sie die Anonymisierung (oder Pseudonymisierung) so früh wie möglich.
- Im Falle eines Löschungsverlangens eines Unterzeichners erklären Sie, dass die Aufbewahrung für den Nachweis erforderlich ist, gemäß Artikel 17.3.e.
Testen Sie Sign-Hub
Sign-Hub ist in Frankreich (Festland und Übersee) verfügbar. Das Angebot Découverte ist kostenlos für 10 Vorgänge pro Monat, ohne Abonnement. Sie können die API testen, eine Signaturanfrage erstellen und die Nachweismappe überprüfen. Konsultieren Sie die Dokumentation und die OpenAPI-API, um die elektronische Signatur in Ihre Anwendung zu integrieren.