RGPD e firma elettronica: cosa conservare, per quanto tempo?
Il RGPD impone un diritto alla cancellazione, ma la prova di una firma deve essere conservata. Scopri come conciliare queste esigenze grazie all'anonimizzazione e alla sigillatura dei dati.
Il RGPD impone un diritto alla cancellazione, ma la prova di una firma deve essere conservata. Scopri come conciliare queste esigenze grazie all'anonimizzazione e alla sigillatura dei dati.
Il paradosso: cancellare o conservare?
Il regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) concede alle persone il diritto di ottenere la cancellazione dei propri dati personali (articolo 17). Ma una firma elettronica impegna contrattualmente: la sua prova deve poter essere fornita per tutta la durata di validità del contratto, spesso diversi anni. Come rispettare il diritto alla cancellazione senza sacrificare la prova?
L'articolo 17.3.e del RGPD prevede un'eccezione: il diritto alla cancellazione non si applica quando la conservazione è necessaria "all'accertamento, all'esercizio o alla difesa di diritti in giudizio". È ciò che permette di conservare i documenti firmati e i dati di prova associati. Tuttavia, questa eccezione non giustifica la conservazione indefinita di tutti i dati di connessione.
Cosa dice la legge francese?
Il codice civile, nel suo articolo 1367, riconosce alla firma elettronica la stessa forza probatoria della firma manoscritta, a condizione che sia affidabile e che sia garantito il suo collegamento con l'atto. Il regolamento eIDAS (n. 910/2014) definisce tre livelli: semplice, avanzata, qualificata. La firma semplice è la più comune: è sufficiente per la maggior parte dei contratti, ma la sua forza probatoria può essere contestata.
In Francia, la conservazione dei documenti commerciali è disciplinata dal codice di commercio (articolo L123-22): i libri e i documenti devono essere conservati per 10 anni. Per i contratti, la prescrizione di diritto comune è di 5 anni (articolo 2224 del codice civile). In pratica, è prudente conservare le prove di firma per almeno 10 anni.
La soluzione: anonimizzare i dati di connessione
Un approccio diffuso consiste nel conservare il documento firmato e i metadati essenziali (identità del firmatario, marca temporale, impronta) ma nell'anonimizzare i dati di connessione (indirizzo IP, log tecnici). L'anonimizzazione rende questi dati non personali: il RGPD non si applica più. Così, si possono conservare senza limite, o eliminarli prima, senza impatto sulla prova.
Presso Sign-Hub, applichiamo questo principio. Il dossier di prova contiene:
- il documento firmato in formato PAdES (sigillato)
- l'impronta del documento e la marca temporale
- l'identità del firmatario (nome, email)
- la prova del consenso (casella selezionata)
- gli eventi della catena di firma (invio, apertura, firma)
I dati di connessione (indirizzo IP, user-agent, log) sono anonimizzati dopo il trattamento: si sostituiscono i valori con identificatori casuali. Il dossier di prova resta completo e verificabile, ma non contiene più dati personali ai sensi del RGPD.
Per quanto tempo conservare?
Non esiste una durata legale unica. Tutto dipende dalla natura del documento:
- Contratto di vendita: 5 anni (prescrizione civile) o 10 anni (obbligo contabile)
- Contratto di lavoro: 5 anni dopo la fine del rapporto
- Atto di fideiussione: 5 anni
- Documenti legati a un bene immobiliare: 10 anni o più
In caso di controversia, la prova deve essere disponibile fino alla decisione giudiziaria definitiva. Una buona pratica: conservare il dossier di prova firmato per 10 anni, poi distruggerlo o anonimizzarlo ulteriormente. Puoi definire una durata di conservazione nella tua politica interna, tenendo conto delle prescrizioni applicabili.
Come Sign-Hub gestisce la conservazione?
Sign-Hub è un servizio di firma elettronica API-first. Permette di creare richieste di firma, inviare link e ricevere webhook firmati. Il servizio è conforme al RGPD:
- Dati ospitati nell'Unione europea
- Consenso esplicito del firmatario registrato nel dossier di prova
- Anonimizzazione dei dati di connessione senza rompere la prova
- Dossier di prova firmato Ed25519, verificabile indipendentemente
Il firmatario riceve un'email con un codice monouso. Seleziona una casella di consenso prima di firmare. L'impronta del documento è fissata al momento della firma. Tutti questi elementi sono registrati in un dossier di prova con marca temporale.
Verificare la prova senza fidarsi dell'editore
Un punto chiave: la prova deve essere verificabile anche se l'editore scompare. Sign-Hub pubblica la sua chiave pubblica su un URL stabile (https://sign-hub.newvisionofapps.fr/.well-known/sign-hub-keys.json). Chiunque può verificare un dossier di prova (proof.json) con l'aiuto di uno script o tramite la pagina di verifica online. Questa trasparenza rafforza il valore probatorio.
In pratica: cosa fare?
- Identifica i tipi di documenti firmati e la loro durata di conservazione legale.
- Metti in atto una politica di conservazione scritta, con durate precise.
- Utilizza un servizio di firma che permette di esportare le prove e conservarle indipendentemente.
- Per i dati di connessione, esigi l'anonimizzazione (o pseudonimizzazione) il prima possibile.
- In caso di richiesta di cancellazione da parte di un firmatario, spiega che la conservazione è necessaria per la prova, conformemente all'articolo 17.3.e.
Prova Sign-Hub
Sign-Hub è disponibile in Francia metropolitana e nei territori d'oltremare. L'offerta Découverte è gratuita per 10 atti al mese, senza abbonamento. Puoi testare l'API, creare una richiesta di firma e verificare il dossier di prova. Consulta la documentazione e l'API OpenAPI per integrare la firma elettronica nella tua applicazione.