Fare firmare un documento senza account: il percorso Sign-Hub
Caricate un PDF, inserite l'email del firmatario, ricevete un link: Sign-Hub permette di far firmare un documento online senza che il firmatario debba creare un account. Confronto con la raccomandata elettronica di La Poste.
In sintesi : Sign-Hub permette di far firmare un documento online in pochi minuti, senza che il firmatario debba installare un software o creare un account. Questo percorso, spesso paragonato alla raccomandata elettronica, offre una prova con marca temporale e verificabile, ma con differenze importanti da conoscere.
L'esigenza: far firmare un contratto entro un'ora
Siete consulenti, artigiani o dirigenti di PMI. Un cliente vi invia un preventivo o un contratto da firmare rapidamente. Non avete una piattaforma di firma integrata, né un account presso un fornitore, e il cliente non ha nemmeno uno strumento particolare. Volete semplicemente che firmi, senza che debba creare un account o installare un'applicazione.
Il servizio Sign-Hub risponde a questo caso specifico. Ecco il percorso reale, dal caricamento del PDF al recupero del documento firmato.
Il percorso Sign-Hub, passo dopo passo
- Caricate il vostro PDF sulla piattaforma (o tramite l'API, ma l'interfaccia web è sufficiente).
- Indicate l'indirizzo email del firmatario e, se necessario, il suo nome.
- Sign-Hub invia un'email contenente un link personale e sicuro.
- Il firmatario apre il link: vede il documento, può leggerlo online, spunta una casella di consenso esplicito, poi riceve un codice via email che inserisce per validare la sua identità.
- Firma con il mouse, con il dito su mobile, o digitando il suo nome.
- Ricevete una notifica (webhook se utilizzate l'API) e potete scaricare il PDF firmato e un dossier di prova.
Il firmatario non ha nulla da installare e non crea nessun account: riceve un link, clicca, firma. È quella che viene chiamata firma elettronica semplice ai sensi del regolamento eIDAS (regolamento (UE) n. 910/2014), rafforzata dalla verifica dell'email e dalla sigillatura del documento.
Quale valore ha la prova presso Sign-Hub
Il valore di una firma elettronica si basa sulla prova che lascia. Sign-Hub fornisce diversi elementi:
- Consenso esplicito: la casella da spuntare e l'inserimento del codice sono registrati in un log.
- Impronta del documento fissata: il PDF firmato è sigillato nel formato PAdES (norma di firma PDF); qualsiasi modifica successiva del file è rilevabile.
- Marca temporale opzionale: potete attivare una marca temporale RFC 3161 presso un'autorità terza, che ancora la data e l'ora in modo affidabile.
- Dossier di prova verificabile indipendentemente: il dossier è firmato con una chiave Ed25519 la cui chiave pubblica è pubblicata sul sito di Sign-Hub. Chiunque può verificare il file
proof.jsonoffline o tramite la pagina di verifica online. Questa trasparenza è rara: la maggior parte degli operatori esige di fidarsi della propria piattaforma.
In caso di controversia, questi elementi permettono di dimostrare che il documento è stato effettivamente firmato dalla persona avente accesso all'indirizzo email, in un dato momento. Ma bisogna essere consapevoli dei limiti.
Confronto con la raccomandata elettronica di La Poste
La raccomandata elettronica (AR24, servizio di La Poste) è spesso citata come riferimento per l'invio di documenti con valore probatorio rafforzato. Ecco un confronto fattuale.
| Criterio | Sign-Hub | Raccomandata elettronica La Poste (AR24) |
|---------|----------|------------------------------------------|
| Natura della prova | Firma semplice eIDAS rafforzata (email + sigillatura PAdES) | Raccomandata elettronica: prova di deposito e di distribuzione, con valore legale specifico (articolo L.100 del codice delle poste e delle comunicazioni elettroniche) |
| Identificazione del firmatario | Tramite email (codice inviato all'indirizzo) | Tramite email o SMS, talvolta con verifica d'identità rafforzata (secondo l'opzione) |
| Documento firmato? | Sì, il documento è firmato elettronicamente | No, la raccomandata elettronica non firma il documento; attesta l'invio e la ricezione |
| Valore giuridico | Prova di consenso e di integrità del documento | Prova di notifica (data e ora di messa a disposizione) |
| Verifica indipendente | Sì, chiave pubblica pubblicata | No, bisogna fidarsi del servizio AR24 |
| Prezzo | A singolo atto, senza abbonamento (es. Pacchetto 25 atti a 12,50 €) | Variabile secondo il volume, spesso con abbonamento |
Ciò che è equivalente: in entrambi i casi, ottenete una prova con marca temporale dell'invio e della ricezione del documento. Il destinatario non ha bisogno di un account: riceve un link e agisce online.
Ciò che non lo è: la raccomandata elettronica di La Poste mira a provare che avete notificato un documento (per esempio, una messa in mora). Non vale come firma del contenuto. Sign-Hub, invece, raccoglie la firma del documento: il firmatario esprime il suo accordo sul contenuto. Sono due usi complementari.
Quale valore ha la prova: dal lato Sign-Hub, la prova è tecnica (crittografica) e verificabile da terzi. Dal lato La Poste, la prova è legale ma si basa sull'autorità dell'operatore. In caso di controversia, un giudice valuterà gli elementi. Per una firma di contratto, la prova del consenso è essenziale; per una notifica, lo è la prova della distribuzione.
I limiti da conoscere
Sign-Hub propone una firma semplice ai sensi di eIDAS: non beneficia delle presunzioni legali delle firme avanzate o qualificate. Ciò significa che in caso di contestazione, l'onere della prova spetta a voi (dovete dimostrare che il firmatario è effettivamente colui che ha firmato). La verifica tramite email è un fattore di identificazione, ma non è infallibile.
Il servizio è disponibile in Francia metropolitana e nei dipartimenti e regioni d'oltremare. I dati sono ospitati nell'Unione europea, e Sign-Hub anonimizza i dati di connessione conformemente al RGPD, senza compromettere la prova.
Come far firmare un documento senza account: istruzioni per l'uso
- Andate su Sign-Hub e create un account (è gratuito per l'offerta Découverte, 10 atti al mese).
- Cliccate su «Nuova richiesta» e caricate il vostro PDF.
- Inserite l'email del firmatario. Potete anche attivare i solleciti automatici (opzione a pagamento).
- Inviate la richiesta. Il firmatario riceve un'email con un link.
- Seguite lo stato in tempo reale. Non appena il documento è firmato, siete notificati.
- Scaricate il PDF firmato e il dossier di prova. Conservateli con cura.
In sintesi: Sign-Hub permette di far firmare un documento online senza che il firmatario debba creare un account o installare un software. Il percorso è semplice e rapido, la prova è tecnica e verificabile. Per usi in cui la notifica prevale sulla firma, la raccomandata elettronica di La Poste resta un'alternativa. Ma per raccogliere un accordo su un contratto, la firma elettronica di Sign-Hub è adatta, a condizione di comprenderne il livello di prova.
Passate all'azione
Provate Sign-Hub con l'offerta Découverte gratuita: 10 atti al mese, senza impegno. Caricate un PDF, inviate una richiesta di firma al vostro stesso indirizzo per sperimentare il percorso. Vedrete concretamente cosa riceve il firmatario e come recuperare il documento firmato. Se avete un'esigenza occasionale, il Pacchetto 25 atti (12,50 €) è lì per voi, senza abbonamento.